Geautomatiseerde factuurverwerking bestaat uit 3 onderdelen:
- Scan/OCR module voor het herkennen en uitlezen van facturen (ook PDF die via email wordt ontvangen)
- Workflow voor controle/goedkeuring
- Digitaal archief
De scan/OCR module verwerkt de gescande facturen. Iedere scanner kan worden gebruikt zolang deze naar een netwerkmap kan scannen die als ‘inbox’ dienst doet. De software is verder in staat om één of meerdere email adressen te bewaken en PDF facturen te verwerken.
Als de facturen verwerkt zijn, worden de uitgelezen gegevens getoond op de verificatie-werkplek. OCR is niet 100% betrouwbaar en het is en blijft noodzakelijk dit te controleren. Na controle kan de software boekingen doen in het financiele systeem. Er zijn onder andere integraties leverbaar voor AFAS, Unit4, AccountView en Gilde Pro.
Met de workflow module kunnen afdelingen en/of personen worden aangestuurd. Deze kan zodanig worden ingericht dat kostenfacturen een ander proces doorlopen dan inkoopfacturen. De workflow module bewaakt de voortgang en kan meldingen genereren als facturen niet tijdig worden verwerkt. Bovendien blijft de historie van het proces bewaard inclusief de opmerkingen die door de gebruikers zijn gemaakt.
Uiteindelijk blijven de facturen bewaard in het digitale archief. De papieren facturen kunnen vernietigd worden. In het digitale archief kunnen de facturen snel worden teruggevonden door te zoeken op kenmerken zoals: leverancier, factuurnummer, factuurdatum en inkoop referentie. Bovendien kan er gezocht worden in de tekst van facturen. Via de ingebouwde document viewer kunnen facturen direct bekeken worden.