Jouw inkoopfactuur proces digitaliseren of zelfs vergaand automatiseren?
Dat kan met onze Xpert Invoice oplossingen!
Zowel op lokale servers als in de cloud naar verschillende leidende ERP-systemen.
Onze oplossingen bestaan uit de volgende onderdelen:
- Scan/OCR voor het herkennen en uitlezen van PDF facturen
- Controleren en aanpassen van het boekingsvoorstel
- Workflow voor controle/goedkeuring
- Digitaal archief
Scan/OCR
Xpert Invoice kan XML en PDF bestanden uit meerdere Outlook of Office 365 mailboxen uitlezen en verwerken. De PDF bestanden worden via de scan/OCR oplossing uitgelezen waarbij ook bestel/opdracht referenties of andere informatie uitgelezen kan worden. De XML bestanden worden via onze XML processor direct verwerkt en gaan buiten de OCR software om.
Administratie
Als de facturen verwerkt zijn, worden bepaalde gegevens automatisch gecontroleerd (zoals geldigheid leverancier en bestel/opdrachtnummer). Daarna komen de facturen in de ‘Inbox’ van de administratie voor controle of aanpassing van het boekingsvoorstel. Na deze controle worden de boekingen naar het financiële systeem gestuurd. We hebben integraties voor Exact Online, SnelStart, Unit4, Twinfield, AFAS, AccountView en Gilde Pro.
Workflow
Met de workflow module kunnen afdelingen en/of personen worden aangestuurd. Deze kan zodanig worden ingericht dat kosten facturen een ander proces doorlopen dan project facturen. De workflow module bewaakt de voortgang en kan meldingen genereren als facturen niet tijdig worden verwerkt. Bovendien blijft de historie van het proces bewaard inclusief de opmerkingen die door de gebruikers zijn gemaakt. Dit is ideaal voor controle/audits door de accountant!
Digitaal archief
Uiteindelijk blijven de facturen bewaard in het digitale archief. De papieren facturen (als die er nog zijn) hoeven niet bewaard te worden. In het digitale archief kunnen de facturen snel worden teruggevonden door te zoeken op kenmerken zoals: leverancier, factuurnummer, factuurdatum en inkoop referentie. Bovendien kan er gezocht worden in de tekst van facturen. Via de ingebouwde document viewer kunnen facturen direct bekeken worden.
Kortom: met Xpert Invoice kun je sneller en efficiënter werken en houdt je overzicht over het proces!