El procesamiento automatizado de facturas consta de 3 partes:
- Módulo de escaneo / OCR para reconocer y leer facturas (también PDF recibido por correo electrónico)
- Flujo de trabajo para control / aprobación
- Archivo digital
El módulo de escaneo / OCR procesa las facturas escaneadas. Se puede usar cada escáner siempre que se pueda escanear a una carpeta de red que sirva como “bandeja de entrada”. El software también es capaz de monitorear una o más direcciones de correo electrónico y procesar facturas en PDF.
Si las facturas se procesan, los datos leídos se muestran en la estación de trabajo de verificación. OCR no es 100% confiable y es y sigue siendo necesario para verificar esto. Después de verificar, el software puede hacer reservas en el sistema financiero. Hay, entre otras cosas, integraciones disponibles para AFAS, Unit4, AccountView y Gilde Pro.
Con el módulo de flujo de trabajo, se pueden gestionar departamentos y / o personas. Esto se puede organizar de tal manera que las facturas de costos pasen por un proceso diferente al de las facturas de compra. El módulo de flujo de trabajo supervisa el progreso y puede generar notificaciones si las facturas no se procesan a tiempo. Además, se conserva el historial del proceso, incluidos los comentarios realizados por los usuarios.
En última instancia, las facturas se guardan en el archivo digital. Las facturas en papel pueden ser destruidas. En el archivo digital, las facturas se pueden recuperar rápidamente buscando características tales como: proveedor, número de factura, fecha de factura y referencia de compra. Además, puede buscar en el texto de facturas. Las facturas se pueden ver directamente a través del visor de documentos incorporado.