Windream es un sistema de gestión de documentos (DMS) independiente que puede integrarse bien con los sistemas CRM y ERP. Debido a que windream funciona a través del Explorador de Windows, las “integraciones” con sistemas que almacenan archivos en carpetas de Windows son fáciles de lograr. Potentes funciones de búsqueda están disponibles a través de Windream Search para encontrar archivos rápidamente, independientemente de la carpeta en la que se encuentre el archivo. Iniciar una función de búsqueda desde el sistema CRM o ERP utilizado tampoco es tan difícil de realizar.
windream es adecuado para almacenar grandes cantidades de archivos para almacenamiento a largo plazo, donde se preserva y monitorea la integridad de esos archivos. Esto está en línea con la obligación de administración que tiene toda empresa. windream también ayuda a cumplir con la legislación GDPR. ¡Y proporciona una mejor protección contra el ransomware!
Debido a que windream se centra en archivos/documentos, las posibilidades de uso son muy amplias.
Opciones de gestión de documentos
• Archivo de largo plazo para la administración financiera: facturas de compra y venta; administración de Impuestos. Estos documentos se pueden archivar automáticamente, por ejemplo mediante el software de escaneo/reconocimiento AutoClick.
• Archivo de archivos de personal con derechos limitados para acceder a documentos confidenciales
• Archivo de proyectos: por ejemplo, para proyectos que ya se han completado pero también para proyectos en curso. También se puede acceder a estos archivos de proyecto de forma segura fuera de la empresa mediante el acceso móvil a windream.
• Archivo de documentos WKA/obligación de conservación de WKA: con opción automática de enviar un correo electrónico a los subcontratistas si los documentos están incompletos o caducados.
• Documentación técnica: el almacenamiento estructurado de especificaciones, manuales y otros documentos técnicos permite encontrarlos rápidamente. La función de búsqueda de ‘texto completo’ es también una herramienta muy poderosa.
• Archivo de correo electrónico: archivo automático de correo electrónico y archivos adjuntos basado en reglas. Los archivos adjuntos se deduplican automáticamente para ahorrar espacio en disco.
Opciones de flujo de trabajo
La opción de flujo de trabajo Windream utiliza los archivos del DMS. Los flujos de trabajo se pueden configurar de acuerdo con sus procesos comerciales. Hemos creado flujos de trabajo para, entre otras cosas:
• Facturas de compra: procesamiento y publicación de facturas en diversos sistemas financieros y aprobación interna y liberación del pago.
• Facturas de ventas: busque automáticamente los archivos adjuntos requeridos, combine documentos en un PDF y prepare el borrador del correo electrónico para enviar.
• Cálculo/presentación de cotizaciones
• Aprobación de pedidos
• Lista de verificación/aprobación formal de un nuevo proyecto
• Revisar y publicar nuevas versiones de procedimientos y manuales.
Uso móvil
Windream también se puede utilizar en dispositivos móviles, tabletas o teléfonos inteligentes a través de:
• Espacio de trabajo dinámico Windream (sitio web)
• Aplicación Windream para iPhone o Android
• Portal Xpert Docshare: también es adecuado para proporcionar acceso seguro/temporal a partes externas.