Windream ist ein selbständiges Dokumentenmanagementsystem (DMS), das sich gut in CRM- und ERP-Systeme integrieren lässt. Da windream über den Windows Explorer funktioniert, sind „Integrationen“ mit Systemen, die Dateien in Windows-Ordnern speichern, einfach zu realisieren. Über Windream Search stehen leistungsstarke Suchfunktionen zur Verfügung, um Dateien schnell zu finden, unabhängig davon, in welchem Ordner sich die Datei befindet. Auch das Starten einer Suchfunktion aus dem verwendeten CRM- oder ERP-System heraus ist gar nicht so schwer zu realisieren.
windream eignet sich für die Speicherung großer Dateimengen für die Langzeitspeicherung, bei der die Integrität dieser Dateien erhalten bleibt und überwacht wird. Dies entspricht der Verwaltungspflicht, die jedes Unternehmen hat. windream hilft auch bei der Einhaltung der DSGVO-Gesetzgebung. Und es bietet einen besseren Schutz vor Ransomware!
Da der Fokus von windream auf Dateien/Dokumenten liegt, sind die Einsatzmöglichkeiten sehr umfangreich.
Optionen zur Dokumentenverwaltung
• Langzeitarchiv für die Finanzverwaltung: Einkaufs- und Verkaufsrechnungen; Steuerverwaltung. Diese Dokumente können automatisch archiviert werden, beispielsweise über die Scan-/Erkennungssoftware AutoClick
• Personalaktenarchiv mit eingeschränkten Zugriffsrechten auf sensible Dokumente
• Projektarchiv: zum Beispiel für bereits abgeschlossene Projekte, aber auch für laufende Projekte. Über den mobilen Zugriff auf windream kann auf diese Projektdateien auch außerhalb des Unternehmens sicher zugegriffen werden
• Archiv für WKA-Unterlagen/WKA-Aufbewahrungspflicht: mit automatischer Möglichkeit, Subunternehmern eine E-Mail zu senden, wenn die Dokumente unvollständig oder abgelaufen sind.
• Technische Dokumentation: Durch die strukturierte Speicherung von Spezifikationen, Handbüchern und anderen technischen Dokumenten sind diese schnell auffindbar. Auch die „Volltext“-Suchfunktion ist ein sehr leistungsfähiges Tool.
• E-Mail-Archiv: Automatische Archivierung von E-Mails und Anhängen auf Basis von Regeln. Die Anhänge werden automatisch dedupliziert, um Speicherplatz zu sparen.\
Workflow-Optionen
Die windream-Workflow-Option nutzt die Dateien im DMS. Die Arbeitsabläufe können entsprechend Ihren Geschäftsprozessen konfiguriert werden. Wir haben Workflows erstellt für unter anderem:
• Einkaufsrechnungen: Bearbeitung und Buchung von Rechnungen in verschiedene Finanzsysteme sowie interne Genehmigung und Freigabe der Zahlung.
• Verkaufsrechnungen: Suchen Sie automatisch nach erforderlichen Anhängen, führen Sie Dokumente in einem PDF zusammen und bereiten Sie den E-Mail-Entwurf für den Versand vor.
• Kalkulation/Einreichung von Angeboten
• Genehmigung von Bestellungen
• Checkliste/formelle Genehmigung eines neuen Projekts
• Überprüfung und Veröffentlichung neuer Versionen von Verfahren und Handbüchern
Mobiler Einsatz
Windream kann auch mobil auf einem Tablet oder Smartphone genutzt werden über:
• Windream Dynamic Workspace (Website)
• Windream-App für iPhone oder Android
• Xpert Docshare-Portal: Dieses eignet sich auch zur Bereitstellung eines sicheren/temporären Zugriffs für Externe