Windream, CRM ve ERP sistemleriyle iyi bir şekilde entegre olabilen bağımsız bir belge yönetim sistemidir (DMS). Windream Windows Gezgini aracılığıyla çalıştığından, dosyaları Windows klasörlerinde depolayan sistemlerle ‘entegrasyonların’ sağlanması kolaydır. Dosyanın bulunduğu klasöre bakılmaksızın dosyaları hızlı bir şekilde bulmak için Windream Search aracılığıyla güçlü arama işlevleri mevcuttur. Kullanılan CRM veya ERP sisteminden bir arama fonksiyonu başlatmak da gerçekleştirmek o kadar da zor değil.
Windream, büyük miktarlarda dosyaların bütünlüğünün korunduğu ve izlendiği uzun vadede depolamak için uygundur. Bu, her şirketin sahip olduğu yönetim yükümlülüğüne uygundur. Windream ayrıca GDPR mevzuatına uymaya da yardımcı olur. Ayrıca fidye yazılımlarına karşı daha iyi koruma sağlar!
Windream dosyalara/belgelere odaklandığından kullanım olanakları çok kapsamlıdır.
Belge yönetimi seçenekleri
• Mali yönetim için uzun vadeli arşiv: satın alma ve satış faturaları; vergi idaresi. Bu belgeler, örneğin AutoClick tarama/tanıma yazılımı aracılığıyla otomatik olarak arşivlenebilir.
• Hassas belgelere erişim konusunda sınırlı haklara sahip personel dosyası arşivi
• Proje arşivi: örneğin halihazırda tamamlanmış projeler için olduğu kadar devam eden projeler için de. Bu proje dosyalarına, Windream’e mobil erişim yoluyla şirket dışından da güvenli bir şekilde erişilebilir.
• WKA belgelerini arşivleme/WKA saklama yükümlülüğü: belgelerin eksik olması veya süresinin dolması durumunda alt yüklenicilere otomatik e-posta gönderme seçeneğiyle.
• Teknik dokümantasyon: Spesifikasyonların, kılavuzların ve diğer teknik dokümanların yapısal olarak saklanması, bunların hızlı bir şekilde bulunmasına olanak sağlar. ‘Tam metin’ arama fonksiyonu da çok güçlü bir araçtır.
• E-posta arşivi: e-postaların ve eklerin kurallara göre otomatik olarak arşivlenmesi. Ekler, disk alanından tasarruf etmek için otomatik olarak tekilleştirilir.
İş akışı seçenekleri
Windream iş akışı seçeneği DMS’deki dosyaları kullanır. İş akışları iş süreçlerinize göre yapılandırılabilir. Diğer şeylerin yanı sıra aşağıdakiler için iş akışları oluşturduk:
• Satın alma faturaları: faturaların işlenmesi ve çeşitli finansal sistemlere gönderilmesi ve dahili onay ve ödemenin serbest bırakılması.
• Satış faturaları: gerekli ekleri otomatik olarak arayın, belgeleri tek bir PDF’de birleştirin ve taslak e-postayı gönderilmek üzere hazırlayın.
• Tekliflerin hesaplanması/gönderilmesi
• Siparişlerin onaylanması
• Yeni bir projenin kontrol listesi/resmi onayı
• Prosedürlerin ve kılavuzların yeni versiyonlarını kontrol etmek ve yayınlamak
Mobil kullanım
Windream ayrıca bir tablet veya akıllı telefon üzerinden mobil olarak şu yollarla kullanılabilir:
• Windream Dinamik Çalışma Alanı (web sitesi)
• iPhone veya Android için Windream Uygulaması
• Xpert Docshare portalı: bu aynı zamanda harici taraflara güvenli/geçici erişim sağlamak için de uygundur