Wir schicken uns täglich Dutzende von E-Mails. Und um sicherzustellen, dass alle auf dem neuesten Stand sind, senden wir uns CCs. Das führt zu einer explosionsartigen Datenflut auf dem E-Mail-Server. Aufgrund der gesetzlichen Aufbewahrungspflicht müssen diese Daten sieben Jahre lang aufbewahrt werden. Der E-Mail-Server ist dafür nicht geeignet, daher unsere Lösung zur E-Mail-Archivierung.
E-Mails können auf zwei Arten archiviert werden:
- Manuell: Der Benutzer bestimmt, welche E-Mails wo archiviert werden. Dies hat den Vorteil, dass Dateien erstellt werden können. Ein Nachteil ist, dass dies nicht wasserdicht ist.
- Automatisch: Die E-Mail wird anhand von Filtern und Regeln archiviert. Der Vorteil ist, dass alle E-Mails archiviert werden. Leider ist die Dateibildung nicht einfach.
Unser E-Mail Archiv bietet beide Optionen. Archivierte E-Mails werden von Anhängen befreit. Das System prüft, ob doppelte Anhänge vorhanden sind, sodass die E-Mail deutlich effizienter archiviert wird. Darüber hinaus wird ein Index erstellt, damit E-Mails schnell gefunden werden können.