Nos enviamos docenas de mensajes de correo electrónico todos los días. Y para asegurarnos de que todos estén al día, nos enviamos mutuamente CC. Esto conduce a una explosión de datos en el servidor de correo electrónico. Debido a la retención fiscal, estos datos deben conservarse durante 7 años. El servidor de correo electrónico no es adecuado para esto, de ahí nuestra solución para el archivo de correo electrónico.
El correo electrónico se puede archivar de dos maneras:
- Manual: el usuario determina qué correo electrónico se archiva donde. La ventaja de esto es que la formación de archivos se puede hacer. Una desventaja es que no es impermeable.
- Automático: el correo electrónico se archiva sobre la base de filtros y reglas. La ventaja es que todo el correo electrónico está archivado. Desafortunadamente, la formación de archivos se puede hacer bien.
Nuestro archivo de correo electrónico ofrece ambas opciones. Los correos electrónicos archivados se eliminarán de los archivos adjuntos. El sistema verifica si hay archivos adjuntos duplicados, de modo que el correo electrónico se archiva de manera mucho más eficiente. Además, se crea un índice para que el correo electrónico se pueda encontrar rápidamente.