Sparen Sie 5 bis 10 € pro Rechnung!
Digitalisieren oder sogar weitgehend automatisieren Sie Ihren Eingangsrechnungsprozess?
Mit unseren Xpert Invoice Lösung ist das möglich!
Sowohl auf lokalen Servern als auch in der Cloud mit verschiedenen führenden ERP-Systemen.
Unsere Lösungen bestehen aus folgenden Komponenten:
- Scan/OCR zum Erkennen und Lesen von PDF-Rechnungen
- Prüfung und Anpassung des Buchungsvorschlags
- Workflow zur Überprüfung/Freigabe
- Digitales Archiv
Scan/OCR
Xpert Invoice kann XML- und PDF-Dateien aus mehreren Outlook- oder Office 365-Postfächern lesen und verarbeiten. Die PDF-Dateien werden über die Scan/OCR-Lösung gelesen, die auch Bestell-/Auftragsreferenzen oder andere Informationen extrahieren kann. Die XML-Dateien werden direkt über unseren XML-Prozessor verarbeitet und umgehen die OCR-Software.
Verwaltung
Nach der Verarbeitung der Rechnungen werden bestimmte Daten (z. B. Lieferantengültigkeit und Bestellnummer) automatisch überprüft. Die Rechnungen werden dann zur Überprüfung oder Anpassung des Buchungsvorschlags an den Posteingang der Verwaltung gesendet. Nach dieser Prüfung werden die Buchungen an das Finanzsystem übermittelt. Wir bieten Integrationen für Exact Online, SnelStart, Unit4, Twinfield, AFAS, AccountView und Gilde Pro.
Workflow
Mit dem Workflow-Modul können Sie Abteilungen und/oder Einzelpersonen verwalten. Es lässt sich so konfigurieren, dass Spesenrechnungen einem anderen Prozess folgen als Projektrechnungen. Das Workflow-Modul überwacht den Bearbeitungsfortschritt und kann Benachrichtigungen generieren, wenn Rechnungen nicht fristgerecht bearbeitet werden. Darüber hinaus bleibt der Bearbeitungsverlauf, einschließlich der Kommentare der Benutzer, erhalten. Dies ist ideal für Prüfungen durch die Buchhaltung!
Digitales Archiv
Die Rechnungen werden anschließend im digitalen Archiv gespeichert. Papierrechnungen (sofern vorhanden) müssen nicht aufbewahrt werden. Im digitalen Archiv können Rechnungen schnell abgerufen werden, indem Sie nach Attributen wie Lieferant, Rechnungsnummer, Rechnungsdatum und Bestellnummer suchen. Auch der Rechnungstext kann durchsucht werden. Rechnungen können direkt mit dem integrierten Dokumentenbetrachter angezeigt werden.
Kurz gesagt: Mit Xpert Invoice arbeiten Sie schneller und effizienter und behalten den Überblick über den Prozess!