Windream is een zelfstandig document management systeem (DMS) dat goed geïntegreerd kan worden met CRM- en ERP systemen. Doordat windream via de Windows Verkenner werkt, zijn ‘integraties’ met systemen die bestanden in Windows mappen opslaan eenvoudig te realiseren. Via de eigen windream Search zijn er krachtige zoekfuncties beschikbaar om de bestanden snel terug te vinden, onafhankelijk in welke map het bestand staat. Een zoekfunctie starten vanuit het gebruikte CRM- or ERP-systeem is ook niet zo moeilijk om te realiseren.
windream is geschikt om grote hoeveelheden bestanden op lange termijn te bewaren waarbij de integriteit van die bestanden bewaard en bewaakt blijft. Dit sluit aan bij de administratieplicht die ieder bedrijf heeft. Ook helpt windream om aan de AVG wetgeving te voldoen. En het biedt een betere beveiliging tegen ransomware!
Omdat windream gericht is op de bestanden/documenten zijn de gebruiksmogelijkheden zeer uitgebreid.
Mogelijkheden document management
• Lange termijn archief voor de financiële administratie: inkoop- en verkoopfacturen; belastingadministratie. Deze documenten kunnen automatisch gearchiveerd worden bijvoorbeeld via AutoClick scan/herken software
• Archief voor personeelsdossiers met beperkte rechten voor toegang tot gevoelige documenten
• Projecten archief: bijvoorbeeld voor projecten die al opgeleverd zijn maar ook voor nog lopende projecten. Via de mobiele toegang tot windream zijn deze projectdossiers ook buiten het bedrijf op een veilige manier toegankelijk
• Archief voor WKA documenten/WKA bewaarplicht: met automatische mogelijkheid om onderaannemers een email te sturen als de documenten incompleet of verlopen zijn.
• Technische documentatie: door gestructureerd opslaan van specificaties, handleidingen en andere technische documenten kunnen deze snel worden teruggevonden. De ‘voltekst’ zoekfunctie is hierbij ook een zeer krachtig hulpmiddel.
• Email archief: automatische archivering van email en bijlagen op basis van regels. De bijlagen worden automatisch ontdubbeld zodat diskruimte bespaard wordt.
Mogelijkheden workflow
De workflow optie van windream maakt gebruik van de bestanden in het DMS. De workflows kunnen ingericht worden naar uw bedrijfsprocessen. Onder andere hebben wij workflows gemaakt voor:
• Inkoopfacturen: verwerking en boeking van facturen naar verschillende financiële systemen en interne goedkeuring en vrijgave van de betaling.
• Verkoopfacturen: automatisch opzoeken van benodigde bijlage(n), samenvoegen van documenten tot één PDF en de concept email klaarzetten voor verzending.
• Calculatie/uitbrengen van offertes
• Goedkeuring van bestellingen
• Checklist/formele goedkeuring van een nieuw project
• Controle en vrijgave van nieuwe versies van procedures en handboeken
Mobiel gebruik
Windream kan ook mobiel worden gebruikt op een tablet of smartphone via:
• Windream Dynamic Workspace (website)
• Windream App voor iPhone of Android
• Xpert Docshare portal: dit is ook geschikt om externe partijen een veilige/tijdelijke toegang te bieden