We kennen ze allemaal, die vrolijke hamsters die ons naar de winkel lokken om onze voorraadkast te vullen. Want hamsteren is leuk. Toch? Als het om data gaat, is het een heel ander verhaal. Het kan dan wel zo zijn dat storage goedkoop is, het terugzoeken van informatie wordt echter steeds duurder. Een half uur tot een uur zoeken per dag per medewerker is geen uitzondering.
Ik noem het altijd hamsteren omdat iedereen gewend is om bestanden in eigen mapjes te slepen, hetzij in Outlook, hetzij in de verkenner onder ‘Mijn documenten’. En als iemand anders het ook nodig heeft, dan sturen we het via de email door of zetten ze in CC. En de ontvanger gaat precies hetzelfde doen. En zo krijgen we een explosie aan data en bestanden en niemand weet of er nu met de laatste versie(s) wordt gewerkt…
Met een modern ECM systeem is dit hamsteren niet meer nodig. Door de naadloze integratie in Outlook en de Windows Verkenner kunnen we nog steeds bestanden naar mappen slepen maar dan staan ze wel meteen in het ECM systeem. En dan kan iedereen het (terug)vinden!
Maar willen we nog wel mappen?
Het slepen naar mappen om te ‘archiveren’ lijkt dan makkelijk maar heeft ook nadelen: als de map nog niet bestaat moet deze eerst worden gemaakt. Bij (via email) ontvangen bestanden en scans gaan we vaak ook nog de bestandsnaam aanpassen. En hoe vaak gebeurt het dat bestanden net even in de verkeerde map worden gesleept?
Met een ECM systeem kan map-loos gewerkt worden mits de document kenmerken (of metadata) worden gevuld. De crux is daarbij dat het toevoegen van kenmerken geen of zo min mogelijk moeite kost zodat de gebruikers geen barrière ervaren. Bij scans of PDF formulieren kost dit geen moeite: de OCR software kan de documenten herkennen, de kenmerken uitlezen en het document in het ECM-systeem archiveren. Ook documenten die zelf worden opgesteld, al dan niet vanuit ERP, CRM of een Word template, kunnen automatisch worden gearchiveerd. Zo kunnen offertes, opdrachtbevestigingen, bestellingen en andere bedrijfsdocumenten zonder moeite centraal worden gearchiveerd. Verder zijn er mogelijkheden om social media berichten of zelfs telefoongesprekken in het ECM systeem te archiveren. Zodoende kunnen veel, zo niet alle, informatiestromen in een organisatie in kaart worden gebracht en kan worden bepaald wat de meest doeltreffende methode van archiveren is.
Eén centraal systeem
Met een ECM systeem kan één centrale plek worden gerealiseerd waar de bedrijfsbestanden snel door iedereen – met de juiste rechten – kunnen worden teruggevonden. Belangrijke voordelen van ECM-systemen zijn de verhoogde beveiliging van de bestanden (documenten kunnen niet zomaar meer kwijt raken), de uitgebreide zoekmogelijkheden en de integraties met ERP- en CRM systemen zodat er ook vanuit ERP en CRM direct met documenten uit het ECM systeem kan worden gewerkt.
Als de bestanden dan allemaal digitaal en centraal beschikbaar zijn, kunnen deze worden gebruikt voor aanvullende toepassingen. Zo kunnen medewerkers vanuit huis of onderweg altijd met de laatste informatie werken. Of kunnen klanten en partners via een web portaal toegang krijgen tot bepaalde bestanden zodat de samenwerking efficiënter verloopt. Ook kunnen workflow systemen (BPM) gebruik maken van de digitale bestanden in het ECM-systeem. Enkele workflow toepassingen zijn inkoopfactuurverwerking (bestelling en pakbon erbij zoeken), bijlagen bij verkoopfacturen automatisch toevoegen, kwaliteitsmanagement toepassingen (audits, non-conformance) of in/uit dienst procedures van medewerkers.
Een ECM-systeem legt dus een belangrijke basis voor verdere digitalisering van de interne werkprocessen en de samenwerking met leveranciers en klanten. En zoals John Chambers (CEO Cisco) ook adviseert ‘maak digitalisering het belangrijkste onderwerp van gesprek in het topbestuur’ (FD, zaterdag 25 juli 2015).