Email archivering

We sturen elkaar dagelijks tientallen email berichten. En om ervoor te zorgen dat iedereen op de hoogte is, sturen we elkaar CC’s. Dit leidt tot een explosie van data op de email server. Vanwege fiscale bewaarplicht moeten deze gegevens 7 jaar bewaard blijven. De email server is daarvoor niet geschikt vandaar onze oplossing voor email archivering.

Email kan op twee manieren worden gearchiveerd:

  • Handmatig: de gebruiker bepaalt welke email waar wordt gearchiveerd. Het voordeel hiervan is dat er aan dossiervorming kan worden gedaan. Een nadeel is dat het niet waterdicht is.
  • Automatisch: de email wordt op basis van filters en regels gearchiveerd. Het voordeel is dat¬†alle¬†email wordt gearchiveerd. Er kan helaas minder goed aan dossiervorming worden gedaan.

Ons email archief biedt beide mogelijkheden. Email die gearchiveerd wordt, wordt ontdaan van bijlagen. Het systeem checkt of er dubbele bijlagen zijn zodat de email veel efficienter wordt gearchiveerd. Bovendien wordt er een index opgebouwd zodat email snel kan worden teruggevonden.

Lees verder over windream Exchange…