Her gün onlarca e-posta mesajı gönderiyoruz. Ve herkesin güncel olduğundan emin olmak için, birbirimizi CC’ler gönderiyoruz. Bu, e-posta sunucusunda veri patlamasına yol açar. Nedeniyle mali retansiyon Bu veriler 7 yıl boyunca saklanmalıdır. Posta sunucusu bunun için uygun değildir, dolayısıyla e-posta arşivleme için çözümümüz.
E-posta iki şekilde arşivlenebilir:
- Manuel: Kullanıcı hangi e-postanın arşivlendiğini belirler. Bunun avantajı dosya oluşumunun yapılabilmesidir. Bir dezavantajı su geçirmez olmamasıdır.
- Otomatik: e-posta filtreler ve kurallara göre arşivlenir. Avantaj, tüm e-postaların arşivlenmiş olmasıdır. Ne yazık ki, dosya oluşumu iyi yapılabilir.
E-posta arşivimiz her iki seçeneği de sunuyor. Arşivlenen e-posta ekleri kaldırılacak. Sistem e-postaların daha etkin bir şekilde arşivlenebilmesi için çift eklerin olup olmadığını kontrol eder. Ayrıca, e-postanın hızlı bir şekilde bulunabilmesi için bir indeks oluşturulmuştur.