Van e-mail naar workflow

Het overkomt ons allemaal: je stuurt een email naar iemand met een vraag of actiepunt maar vervolgens krijg je niet zo snel antwoord. Je moet zelf alle uitstaande vragen/taken uit het hoofd onthouden en bewaken. Na enkele dagen stuur je zelf nog een herinnering of belt de persoon op. Dit is een groot nadeel van email: er zit geen voortgangsbewaking en escalatie in. Bovendien weet de ontvanger vaak niet op welke termijn de actie uitgevoerd dient te zijn. En als de ‘ontvanger’ een afdeling is: stuur je dan die email aan alle personen op de afdeling? Wie gaat dan de actie uitvoeren?

Dit kan worden opgelost door te werken met een workflow systeem. Bij het maken van een vraag of taak voor een ander kan de gewenste deadline in datum en tijd worden ingevoerd zodat de ontvanger weet wat de verwachting is. Bovendien kan de taak aan een afdeling worden gericht. Eén van de medewerkers kan dan de taak oppakken. De anderen zien dan ook dat deze taak al uitgevoerd wordt of is.

Het workflow systeem doet de rest: als de deadline in zicht komt wordt er een herinnering gestuurd en als deze bereikt wordt kan een escalatie plaatsvinden naar de initiator of naar een groep van mensen die de taken bewaakt (bijvoorbeeld projectleiders). Het is mogelijk om de workflow dermate flexibel in te richten dat taken kunnen worden teruggestuurd of doorgestuurd naar anderen. Het workflow systeem houdt dan precies bij wat de status en voortgang van de taak is en wie deze nu in behandeling heeft. Dit geeft controle en meer rust, zowel in de organisatie als in uw hoofd!

Wilt u meer weten over onze workflow oplossingen? Neem dan contact met ons op!